Persónuverndaryfirlýsing Félags geislafræðinga – FG

Með persónuverndaryfirlýsingu þessari er greint frá því hvernig Félag geislafræðinga, kt. 521187-1159, Borgartúni 6, Reykjavík stendur að vinnslu, s.s. söfnun, skráningu, vistun og miðlun persónugreinanlegra upplýsinga um einstaklinga (hér eftir einnig „þú“). Yfirlýsingin fjallar einkum um vinnslu persónuupplýsinga um félagsmenn FG og einstaklinga sem heimsækja vefsíðu félagsins, https://felaggeislafraedinga.is/, eða skrá sig á póstlista bandalagsins.  hvort sem upplýsingarnar eru geymdar rafrænt, á pappír eða með öðrum hætti. Þar með talin er vinnsla gagna í tengslum við eftirfarandi sjóði BHM; Orlofssjóð BHM (OBHM), Styrktarsjóð BHM (STBHM), Sjúkrasjóð BHM (SKBHM), Starfsþróunarsetur Háskólamanna (STH), Starfsmenntunarsjóð (STRÍB).

Félag geislafræðinga vinnur persónuupplýsingar í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf á Íslandi á hverjum tíma, sem og viðkomandi gerðir samningsins um Evrópska efnahagssvæðið.

Persónuvernd er Félagi geislafræðinga mikilvæg

Öflug persónuvernd er FG kappsmál og leggjum við mikla áherslu á að virða réttindi einstaklinga og að öll meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi regluverk á hverjum tíma, sem og í samræmi við bestu venjur.

Hvaða persónuupplýsingum safna Félag geislafræðinga um þig og hver er tilgangurinn með söfnuninni?

FG leggur áherslu á að vinna einungis þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í samræmi við þann tilgang sem liggur að baki söfnun upplýsinganna. FG vinnur persónuupplýsingar ekki frekar í óskyldum tilgangi nema einstaklingi sé tilkynnt um slíkt og þá heimild sem vinnslan byggist á.

FG safnar, eins og við á hverju sinni,  einkum eftirfarandi persónuupplýsingum:

• auðkennis- og samskiptaupplýsingum, s.s. nafni og kennitölu, heimilisfangi, þjóðerni, tölvupósti, símanúmeri, bankaupplýsingum, starfsleyfi og eftir atvikum samskiptasögu
• fjármálaupplýsingum, s.s. greiðsluupplýsingum,eftir atvikum launaseðlum
• tæknilegum upplýsingum, s.s. IP tölu
• stafrænum fótsporum, s.s. nethegðun
• upplýsingum í tengslum við val á markaðssetningu
• samtölum í gegnum samfélagsmiðla og netspjall á vefsíðu FG
• upplýsingar í gegnum Þjóðskrá

FG safnar einnig, eins og við á, eftirfarandi persónuupplýsingum sem gætu flokkast sem viðkvæmar persónuupplýsingar:

• Aðild að stéttarfélagi og staða á vinnumarkaði.

Það er stefna FG að safna ekki persónuupplýsingum um börn undir 13 ára aldri, nema að því leyti sem slíkt er nauðsynlegt í tengslum við [sjúkradagpeninga í tengslum við veikindi barna, fæðingastyrki, ferðakostnaðarstyrki eða ættleiðingastyrki.

Félag geislafræðinga vinnur persónuupplýsingar einkum í þeim tilgangi að:

• reikna út félagsgjöld, iðgjöld í sjóði og meta réttindi félagsmanna
• vera í samskiptum við og gæta hagsmuna félagsmanna, m.a. í gegnum póstlista sem tengjast starfsemi félagsins og sjóða þess
• senda út tilkynningar, fréttabréf og upplýsingar til félagsmanna, t.d. um afgreiðslu umsókna og breytingar á reglum sjóða eða til þess að senda út þjónustu- eða viðhorfskannanir.
• stunda markaðssetningu???
• framkvæma greiningar á launatölfræði
• bregðast við fyrirspurnum, kvörtunum og hrósi frá einstaklingum
• uppfylla lagaskyldu sem hvílir á FG, svo sem í tengslum við bókhald og skil til skattayfirvalda
• gera félagsmönnum aðildarfélaga kleift að kjósa í trúnaðarstöður innan FG

Þegar þú notar heimasíðuna okkar felaggeislafraedinga.is þá söfnum við upplýsingum um notkun þína, þ.e. IP tölu, tegund eða útgáfu vafra sem þú notar, tímasetningu og tímalengd heimsóknar og hvaða undirsíður þú heimsækir innan heimasíðu FL. Við tengjum þessi gögn aldrei við persónuupplýsingar þínar.

Vafrakökur (cookies) eru upplýsingaforrit sem vafraforrit vista á notendatölvum og snjalltækjum. Þær hafa ákveðið gildistímabil og renna út af því loknu. Vafrakökur geta geymt upplýsingar um tölfræði og stillingar notanda svo dæmi sé tekið. Hér má finna nánari upplýsingar um notkun okkar á vafrakökum.

Lagalegur grundvöllur fyrir vinnslu

Félag geislafræðinga safnar og vinnur persónuupplýsingar byggt á eftirfarandi heimildum:

• Til að uppfylla samningsskyldu. Þessi heimild á einkum við vinnslu í tengslum við kjarasamninga og samninga aðildarfélaga (stéttarfélaga) BHM við Félag geislafræðinga.
• Til að uppfylla lagaskyldu. Þessi heimild á einkum við í tengslum við gögn sem falla undir bókhaldslög.
• Til að vernda lögmæta hagsmuni félagsins. Þessi heimild á einkum við í tengslum við í eignavörsluskyni, ásamt innheimtu vanskilakrafna.

Félag geislafræðinga geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegur er til að uppfylla tilgang vinnslunnar eins og greint er frá honum hér að ofan. Þær upplýsingar sem teljast til bókhaldsgagna geymdar í sjö ár samkvæmt bókhaldslögum nr. 145/1994.

Frá hverjum safnar Félag geislafræðinga þínum persónuupplýsingum?

Við söfnum persónuupplýsingum frá þér, og í vissum tilvikum frá utanaðkomandi aðilum á borð við atvinnurekendur og opinber yfirvöld.

Hvenær miðlar Félag geislafræðinga persónuupplýsingum þínum til þriðju aðila og af hverju?

FG selur ekki undir neinum kringumstæðum persónuupplýsingar um þig. FG miðlar einungis persónuupplýsingum til þriðju aðila þar sem sem slíkt er skylt samkvæmt lögum eða ef um er að ræða þjónustuveitanda, umboðsmann eða verktaka sem ráðinn er af hálfu FG til þess að vinna fyrirfram ákveðna vinnu. Sem dæmi má nefna aðila sem sjá um:

• að framkvæma greiningar og rafrænar kosningar, senda markauglýsingar
• upplýsingatækni

Félag geislafræðinga og sjóðir þurfa að gera tilteknar persónugreinanlegar upplýsingar aðgengilegar stéttarfélagi þínu í því skyni að fá upplýsingar til að geta afgreitt umsókn eða önnur mál sem þú hefur leitað til FG og sjóða með.

Teljist aðili sem FG miðlar persónuupplýsingum til vera vinnsluaðili gerir félagið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Vinnslusamningar kveða meðal annars á um skyldu vinnsluaðila til að halda persónuupplýsingum öruggum og að nota þær ekki í öðrum tilgangi. FG deilir einnig persónuupplýsingum með þriðju aðilum þegar slíkt er nauðsynlegt til að vernda lögmæta hagsmuni FG, eins og við innheimtu á vanskilakröfu.

Persónuverndaryfirlýsing FG nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðju aðila en við höfum enga stjórn á né berum ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum verkum þeirra. Við hvetjum þig því til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þriðju aðila, þ. á m. vefhýsingaraðilum þeirra síðna sem geta vísað á okkar, hugbúnaðarfyrirtækja á borð við Facebook, Google og Microsoft.

Öryggi persónuupplýsinga og tilkynning um öryggisbrot

Öryggi í vinnslu persónuupplýsinga er FG mikilvægt og höfum við gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja vernd persónuupplýsinga þinna í takt við stefnu okkar um öryggi. Komi upp öryggisbrot er varðar þínar persónuupplýsingar, og teljist slíkt brot hafa í för með sér mikla áhættu fyrir frelsi og réttindi þín, munum við tilkynna þér um það án ótilhlýðilegrar tafar. Í þessum skilningi telst öryggisbrot atburður sem leiðir til þess að persónuupplýsingar þínar glatist eða eyðist, þær breytist, séu birtar eða óviðkomandi fái aðgang að þeim í leyfisleysi. Hér viljum við þó vekja athygli á því að þær persónuupplýsingar sem þú deilir með okkur á samfélagsmiðlum, t.d. Facebook síðu FG teljast opinberar upplýsingar og ekki á forræði félagsins þar sem FG hefur enga stjórn á slíkum upplýsingum né bera ábyrgð á notkun eða birtingu þeirra. Standi vilji þinn ekki til þess að deila þeim upplýsingum með öðrum notendum eða veitanda samfélagsmiðlaþjónustunnar skaltu ekki deila upplýsingum á samfélagsmiðlum okkar. Við hvetjum þig einnig til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þessara aðila, Facebook, Google og Microsoft. Athugaðu að þegar þú ferð inn á Facebook síðu okkar, er mögulegt að Facebook komi fyrir vafrakökum í tæki þínu í greiningarskyni.

Réttindi þín

Með fyrirvara um þau skilyrði sem nánar er fjallað um í gildandi löggjöf um persónuvernd, þá átt þú rétt á að:

• fá upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar FG hefur skráð um þig og uppruna þeirra, sem og upplýsingar um hvernig unnið er með persónuupplýsingar um þig,
• fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem eru unnar um þig, eða óska eftir að þær séu sendar til þriðja aðila,
• persónuupplýsingar þínar séu uppfærðar og leiðréttar ef tilefni er til,
• FG eyði persónuupplýsingum þínum ef ekki er málefnaleg eða lagaleg skylda til að varðveita þær,
• koma á framfæri andmælum ef þú vilt takmarka eða koma í veg fyrir að persónuupplýsingar þínar séu unnar,
• upplýsingar um það hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, á hvaða rökum slík ákvarðanataka er byggð og endurskoðun á sjálfvirkri ákvarðanatöku,
• afturkalla samþykki þitt um að FG megi safna, skrá, vinna eða geyma persónuupplýsingar þínar, þegar vinnsla byggist á þeirri heimild.

Viljir þú nýta rétt þinn getur þú sent skriflega fyrirspurn á [email protected]. Við munum staðfesta móttöku á beiðninni og að jafnaði bregðast við beiðnum innan mánaðar frá móttöku. Verði ekki unnt að bregðast við innan mánaðar munum við tilkynna þér um töf á afgreiðslu innan mánaðar. Ekki er innheimt gjald þegar einstaklingar nýta rétt sinn í samræmi við ofangreint, nema í þeim tilvikum sem beiðni telst óhófleg eða augljóslega tilefnislaus.

Þú hefur einnig rétt  til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd sjáir þú ástæðu til þess. Upplýsingar um Persónuvernd má finna á heimasíðu þeirra, www.personuvernd.is.

Frekari upplýsingar

Ef þú vilt fá frekari upplýsingar um málefni sem snúa að þínum persónuupplýsingum þá bendum við þér á að hafa samband við persónuverndarfulltrúa BHM, Ásdísi Auðunsdóttur í gegnum netfangið [email protected].

Yfirferð og endurskoðun persónuverndaryfirlýsingar Félags geislafræðinga

Persónuverndaryfirlýsing FG er endurskoðuð reglulega og uppfærð ef tilefni er til. Síðast var stefnan uppfærð þann 29.11.2019